Contenuto di Silvio Bartolomei.

Tutte le aziende vivono di progetti: la vita è un progetto!

E noi che progetto abbiamo? Come conduciamo i nostri progetti?

Nel nostro progetto quali ingredienti utilizziamo per coinvolgere gli altri e portarlo a buon fine?

Condivido alcuni spunti che ho incontrato nel predisporre, realizzare e verificare alcuni progetti nella mia vita professionale. I punti sono 5, che potrebbero essere utili a un responsabile, un titolare, un CEO o un dipendente, per considerare se le persone nello svolgimento di un progetto sono al centro o la camera d’aria di una ruota di una bicicletta che in ogni caso girerà!  Ma se un raggio è rotto, tutto il sistema potrebbe risentirne.

1) Il sogno: a qualcuno è arrivato! Immaginare i risultati una volta che il progetto si completerà è un esercizio di inimmaginabile importanza strategica. La responsabilità del sogno non è solo di chi l’ha avuto, anche se l’ideatore o il capo progetto è fondamentale, anche se sono le gambe e le braccia del team che lo porteranno a compimento. Se scegliamo un approccio condiviso, oggi definito Agile, pur sempre strutturato il team diverrà coeso e la leadership distribuita, saranno chiari intenti, desideri, obiettivi del progetto saranno definiti e guideranno tutto il team. Attenzione però! È fondamentale periodicamente rievocare con cadenza il sogno e mettere legna sul braciere, altrimenti il fuoco si spegnerà!

2) Il “progetto”: deve avere un piano! Il piano deve essere chiaro e identificabile, la forza del piano non è in sè stesso, ma nell’esercizio della pianificazione come diceva D. Eisenhower. I risultati attesi vanno palesati, resi manifesti ed espliciti a tutti, sia nel bene che nel male! Dal CEO, al resto dei componenti, anche coloro che sono in sala macchine o in magazzino hanno il diritto di sapere e conoscere tutto, NON solo ciò che è funzionale nello specifico, anche se la visione complessiva non deve essere occultata! Conoscere dà forza e gambe, velocizza la realizzazione, la sperimentazione o l’archiviazione del progetto. Si deve prevedere, prima di passare alla fase allargata di conoscenza, la nascita di un team pilota, di scout ed esploratori che applicando le regole di Deming: pianificano, sperimentano, prototipizzano, verificano e solo dopo questa fase mettono a sistema l’intero progetto.

3) Il modello: averne uno è fondamentale per dare struttura al progetto, questo deve essere il più possibile AGILE! Significa essere versatili fin da subito: da un buon inizio si vede la bontà di un progetto, anche se sono i dettagli che faranno la differenza. Per esempio una buona intervista all’ideatore, allo sponsor, al committente, ai componenti del team non è mai una perdita di tempo. Il team fa la differenza, monitorare il clima interno prima, durante e dopo lo svolgimento del progetto sarà uno degli ingredienti che condurranno al risultato, qualsiasi esso sia. Saper chiedere aiuto, monitorare i limiti e le competenze del team creerà fiducia e prospettiva.

4) Le verifiche e il feedback: condividere gli stati di avanzamento con riunioni periodiche ed efficaci! Giornaliere, settimanali, mensili a seconda della necessità. “L’elefante va tagliato a pezzi per essere mangiato” o ad “ogni giorno la sua pena”, potrebbero essere due delle innumerevoli metafore da utilizzare, anche se il focus, lievito dello sviluppo del progetto, è il clima che si crea e coltiva nel gruppo di lavoro. Il monitoraggio delle attività va organizzato, pianificato e condotto in modalità tali per cui le persone vi si trovino a proprio agio, con regole dette e ribadite prima, stimolate e ricordate durante. I fatti incresciosi accadano, dobbiamo già sapere cosa accadrà.

5) La sintesi: far festa è la sintesi di una storia, un evento, sia che si vinca sia che si perda. È fondamentale creare riti di celebrazione! È necessario acquisire una nuova dimensione della “chiusura”! Creare un evento e celebrare la morte di un progetto, ciò deve essere fatto il prima possibile, per risparmiare tempo e denaro! Soprattutto ci consentirà di individuare nuove alternative e prospettive, per nuovi percorsi. Anche la festa vittoriosa va organizzata e pianificata, è un’occasione cruciale per rilanciare nuove prospettive, visioni, premiare le persone e gratificarle, dar loro fiducia e speranza, oltre che capitalizzare il risultato.

In questo modo il progetto è un’occasione per gestire un ciclo di eventi tra loro in equilibrio, come le stagioni o il ciclo solare, sapendo che è necessario prevedere cosa si farà quando arriverà la notte, così come quando ci sarà l’alba.

Ogni fase porta con sè punti di forza e di debolezza. Un coordinatore agile lo sa, prevede e predice, controlla, rettifica, accetta e cambia le variabili dopo attente verifiche, analisi e condivisioni dei risultati. Ha una sua board/agenda in cui si annota, scruta e vigila sul compimento e sulle fasi, a volte anche in silenzio e da solo. Sapendo che la responsabilità finale è sempre della committenza, ma lui o lei se ne è fatta/o carico.

E la solitudine va messa in conto.